Town hall meeting adalah suatu pertemuan atau forum yang diadakan oleh perusahaan. Pertemuan ini biasanya dihadiri oleh seluruh karyawan dari berbagai lapisan, mulai dari CEO, general manager, manajer, staf, hingga karyawan magang sekalipun.
Tujuan utama dari town hall meeting biasanya adalah memberikan kesempatan bagi para pemimpin atau perwakilan manajemen perusahaan untuk berbicara langsung dengan karyawan, mendengarkan masukan karyawan, memecahkan masalah, dan berdiskusi tentang isu-isu terkini yang sedang beredar di perusahaan. Kalau kamu ingin tahu beberapa tips mengadakan town hall meeting, simak informasinya di bawah ini ya.
Kapan Town Hall Meeting Sebaiknya Dilaksanakan?
Umumnya, town hall meeting diadakan secara rutin, misalnya per bulan atau per kuartal. Meskipun begitu, town hall meeting biasanya juga dapat diadakan sesuai kebutuhan atau jika ada hal penting yang perlu disampaikan. Pada dasarnya, town hall meeting juga bisa diadakan secara online atau offline.
Beberapa tahun ke belakang town hall meeting digunakan sebagai momen untuk menyampaikan informasi tentang kondisi keuangan perusahaan dan pengumuman tentang pemutus hubungan kerja atau PHK kepada karyawan. Jadi, kadang tidak ada patokan mengenai waktu yang tepat untuk mengadakan town hall meeting.
Tips Mengadakan Town Hall Meeting
Town hall meeting biasanya berlangsung dengan suasana yang semiformal dan transparan. Hal ini berarti karyawan diundang untuk bertanya, memberikan pendapat, atau menyampaikan kekhawatiran mereka. Pertemuan semacam ini juga bisa menjadi sarana untuk memperkuat hubungan antara pemimpin dan karyawan, serta untuk mencari solusi bersama atas masalah yang sedang dihadapi perusahaan. Beberapa tips mengadakan town hall meeting yang bisa kamu terapkan, yaitu:
1.Tentukan tujuan town hall meeting
Sebelum mengadakan town hall meeting hal pertama yang perlu kamu lakukan adalah menentukan tujuan town hall meeting itu sendiri. Misalnya, ingin menyampaikan informasi mengenai masa depan perusahaan, perubahan struktur di perusahaan, atau informasi penting lainnya. Karena menentukan tujuan akan memudahkanmu dalam menentukan konsep town hall meeting.
2. Sesuaikan town hall meeting dengan budget atau anggaran yang ada
Di awal tahun, setiap perusahaan biasanya telah menentukan anggaran yang akan digunakan untuk town hall meeting. Nah, untuk membuat proses town hall meeting terasa tetap menyenangkan tanpa perlu ‘menguras’ anggaran perusahaan terlalu banyak, ada baiknya kamu menyesuaikan town hall meeting dengan anggaran yang sudah ada.
Jika ternyata anggaran town hall meeting yang disiapkan perusahaan tidak terlalu banyak, jangan memaksakan diri untuk mengadakan town hall meeting yang terlalu mewah ya. Menariknya lagi, town hall meeting bisa dilakukan di kantor ataupun hotel yang berada di sekitar kantor. Hal yang terpenting adalah tujuan town hall meeting bisa tercapai. Karena seperti yang telah disebut di atas, town hall meeting bahkan bisa dilakukan secara online yang biasanya tidak memerlukan dana banyak.
3. Sampaikan informasi terbaru dan penting
Town hall meeting biasanya dilakukan di hari kerja. Hal ini berarti town hall meeting sering kali membuat waktu kerja karyawan berkurang. Jadi, agar town hall meeting bisa berjalan dengan lancar dan tidak menghabiskan waktu kerja karyawan terlalu banyak, ada baiknya kamu memberikan informasi terbaru dan penting saja. Karena hal ini juga akan membuat town hall meeting bisa terasa lebih efektif dan bermanfaat.
BACA JUGA: Penting! Ini 8 Tips Melaksanakan Onboarding Karyawan
4. Siapkan agenda untuk tanya jawab dengan karyawan
Melansir dari Polly, salah satu agenda penting dalam town hall meeting adalah momen tanya jawab. Karena tanya jawab merupakan salah satu agenda inti dari town hall meeting itu sendiri. Dalam momen tanya jawab ini, karyawan bisa dengan bebas bertanya mengenai berbagai topik atau isu yang beredar di perusahaan. Dalam sesi ini, CEO dan orang-orang yang dalam mengatur manajemen perusahaan juga harus bisa menjawab semua pertanyaan karyawan.
5. Tentukan fasilitator
Sama halnya seperti meeting atau pertemuan pada umumnya, town hall meeting juga memerlukan fasilitator. Tugas seorang fasilitator dalam town hall meeting adalah memastikan bahwa jadwal acara dan informasi yang disampaikan dalam town hall meeting tetap sesuai dengan agenda meeting. Selain itu, seorang fasilitator juga harus bisa memastikan bahwa tidak ada topik di luar agenda town hall meeting yang dibicarakan. Fasilitator yang berada dalam town hall meeting biasanya adalah CEO atau orang yang memegang peran penting dalam manajemen perusahaan. Selain fasilitator, di town hall meeting biasanya juga ada MC. MC ini nantinya akan memandu acara secara keseluruhan dan mengikuti arahan fasilitator.
Town hall meeting memang sama pentingnya dengan kegiatan lain di perusahaan, seperti proses rekrutmen, outing, atau employee gathering. Oleh karena itu, jangan lupa untuk menyiapkan town hall meeting sebaik mungkin dan menerapkan beberapa tips seperti di atas ya. Karena tidak bisa dipungkiri town hall meeting yang berjalan dengan lancar bisa bermanfaat untuk memudahkan perusahaan agar bisa lebih berkembang.
Kini banyak perusahaan besar mempercayakan perkembangan karyawannya dengan memanfaatkan jasa dari pihak ketiga, salah satunya dengan menggunakan layanan Pijar Corpu by Telkom Indonesia. Efektivitas dan kemudahan penggunaan nya menjadi alasan utama kenapa layanan ini banyak diminati.
Pijar Corpu adalah sebuah platform yang disiapkan untuk menjadi strategic engine guna mengintegrasikan tujuan organisasi, performansi organisasi dan orang-orang yang berada dalam ekosistem Organisasi yang didukung sistem pengelolaan Pengetahuan (Knowledge Management) dan Sistem Pengelolaan Pembelajaran (Learning Management).
Dalam rangka mencapai objektif perusahaan, setiap bidang bertanggung jawab untuk melakukan peningkatan kapabilitas fungsi masing-masing baik bagi individu, proses hingga teknologi dan menciptakan awareness di lingkungan Organisasi. Produk yang akan dikembangkan oleh Pijar Corpu akan berdasar pada pengalaman implementasi Corporate University dengan beragam proses bisnis. Hal ini diharapkan dapat membantu perusahaan mendapatkan solusi yang terbaik untuk menyelesaikan masalah dan pemenuhan kebutuhan yang ada di internal dan eksternal perusahaan, baik dalam skala regional, nasional maupun internasional. Saat ini Pijar Corpu telah dipercaya menjadi partner talent management system berbagai korporasi besar di Indonesia.
Referensi
https://www.polly.ai/blog/town-hall-meeting
https://www.usebubbles.com/blog/town-hall-meetings
https://legislate.ai/blog/what-is-a-town-hall-meeting
