Penting! Ini 8 Tips Melaksanakan Onboarding Karyawan

Onboarding adalah proses penyesuaian atau adaptasi karyawan baru dengan perusahaan sebelum akhirnya karyawan bisa bekerja mengikuti ritme kerja yang berlaku. Biasanya, jika proses onboarding karyawan bisa berjalan dengan lancar, maka hampir bisa dipastikan bahwa karyawan juga bisa bekerja dengan baik dan produktif di perusahaan.

Jadi, bisa dibilang onboarding merupakan salah satu proses penting yang harus dilalui semua karyawan. Nah, kalau HRD ingin membuat proses onboarding untuk karyawan terasa semakin bermanfaat untuk karyawan, yuk simak beberapa tips di bawah ini.

Tips Mengadakan Onboarding Untuk Karyawan Baru 

Durasi onboarding untuk setiap perusahaan biasanya bisa berbeda-beda. Namun, proses onboarding biasanya berlangsung selama satu hari. Setelah melewati proses onboarding, karyawan diharapkan sudah bisa bekerja dengan sebaik mungkin di perusahaan. Beberapa tips mengadakan onboarding untuk karyawan yang bisa diterapkan HRD, yaitu:

1.Berikan briefing sebelum hari pertama

Agar onboarding terasa lebih maksimal, jangan lupa untuk memberikan briefing kepada karyawan baru beberapa hari sebelum onboarding dimulai. Saat briefing, HRD bisa meminta karyawan untuk menyiapkan beberapa berkas yang perlu disiapkan sebelum masuk hari pertama, seperti BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, dan NPWP. Selain itu, jangan lupa juga untuk memberikan informasi singkat mengenai kegiatan yang akan dilakukan pada hari pertama kerja. Hal ini bermanfaat agar karyawan baru bisa menyiapkan diri dengan sebaik mungkin. 

2. Buat jadwal kegiatan yang sepadat mungkin

Di hari kedua kerja atau setelah masa onboarding selesai, seorang karyawan biasanya akan mulai bekerja dengan berkoordinasi dengan rekan kerja seperti biasa. Oleh karena itu, pada masa onboarding di hari pertama karyawan kerja, buatlah jadwal onboarding yang cukup padat.  Namun, pastikan karyawan juga memiliki jadwal untuk bersosialisasi dengan rekan kerja yang lain ya.

 

3. Beri tahu karyawan mengenai semua fasilitas yang ada di perusahaan

Sebelum kamu memulai onboarding dengan memberikan pelatihan dan penjelasan secara detail mengenai tugas yang akan dikerjakan, ada baiknya HRD memberi tahu karyawan mengenai beberapa fasilitas yang ada di perusahaan dan cara menggunakannya. Beberapa fasilitas yang perlu HRD beri tahu pada karyawan baru adalah tempat foto copy, pantry, tempat beribadah (seperti mushola atau masjid), kantin, dan toilet. Selain itu, jangan lupa juga untuk memberi tahu karyawan mengenai ruangan-ruangan yang ada di perusahaan, seperti ruang CEO, ruang rapat, dan ruang HRD. 

4. Buat karyawan merasa diterima

Salah satu penyebab seorang karyawan biasanya tidak betah bekerja lama di perusahaan adalah karena karyawan merasa tidak ‘diterima’ dengan baik oleh karyawan lain dan suasana kerja yang kurang nyaman. Untuk mencegah hal ini, di hari onboarding karyawan baru pastikan karyawan lain menerimanya dengan hangat.  Selain itu, sebagai HRD ada baiknya kamu juga selalu tersenyum dan menjawab semua pertanyaan karyawan baru dengan baik.

BACA JUGA: 7 Tips Mencegah Karyawan Melakukan Quiet Quitting

5. Lakukan koordinasi dengan karyawan di departemen lain untuk menyambut karyawan baru

Bila perlu, HRD juga bisa berkoordinasi dengan departemen lain untuk menyambut karyawan baru. Misalnya dengan mengadakan sesi makan siang dengan beberapa departemen atau mendekor ruangan kerja untuk menyambut karyawan baru. Karena hal ini biasanya akan membuat karyawan merasa sangat diterima dan akhirnya bisa bekerja dengan nyaman di perusahaan.

6. Berikan pelatihan

Pelatihan merupakan salah satu acara inti yang wajib ada dalam onboarding. Dalam sesi pelatihan ini, HRD bisa menjelaskan secara detail mengenai tugas yang akan dikerjakan dan pelatihan dasar mengenai hal yang biasanya harus dilakukan oleh semua karyawan. Misalnya saja, jika perusahaan tempat kamu bekerja bergerak di bidang periklanan, ada baiknya kamu memberikan pelatihan kepada semua karyawan mengenai cara memasarkan produk secara online maupun offline.

7. Berikan hadiah sebagai ucapan selamat datang 

Tidak ada salahnya juga di masa di onboarding HRD memberikan hadiah kecil kepada karyawan sebagai simbol bahwa karyawan sudah diterima secara resmi dengan di perusahaan. Beberapa hadiah kecil yang bisa HRD berikan adalah cokelat, tumbler, mug, atau lanyard karyawan.

8. Berikan waktu yang cukup kepada karyawan untuk beradaptasi

Saat onboarding jangan lupa juga untuk memberikan kesempatan pada karyawan untuk bisa beradaptasi dengan caranya sendiri, misalnya dengan memberikan kesempatan kepada karyawan untuk bisa berkeliling kantor sendiri atau berkumpul dalam suasana yang santai dengan rekan kerja yang lain. Karena hal ini juga akan membuat proses onboarding karyawan berjalan dengan lebih lancar.

Onboarding merupakan salah satu momen paling penting untuk karyawan baru. Karena di masa onboarding inilah karyawan baru harus bisa beradaptasi dan bekerja dengan sebaik mungkin. Oleh karena itu, tidak ada salahnya juga jika HRD ikut mendukung proses onboarding dengan membuat karyawan senyaman mungkin bekerja di perusahaan, sehingga nantinya karyawan bisa lebih produktif bekerja dan betah lama bekerja di perusahaan. Hal inilah yang juga secara tidak langsung bisa bermanfaat untuk mengurangi tingkat turnover di perusahaan

Kini banyak perusahaan besar mempercayakan perkembangan karyawannya dengan memanfaatkan jasa dari pihak ketiga, salah satunya dengan menggunakan layanan Pijar Corpu by Telkom Indonesia. Efektivitas dan kemudahan penggunaan nya menjadi alasan utama kenapa layanan ini banyak diminati. 

Pijar Corpu adalah sebuah platform yang disiapkan  untuk menjadi strategic engine guna mengintegrasikan tujuan organisasi, performansi organisasi dan orang-orang yang berada dalam ekosistem Organisasi yang didukung sistem pengelolaan Pengetahuan (Knowledge Management) dan Sistem Pengelolaan Pembelajaran (Learning Management). Dalam rangka mencapai objektif perusahaan, setiap bidang bertanggung jawab untuk melakukan peningkatan kapabilitas fungsi masing-masing baik bagi individu, proses hingga teknologi dan menciptakan awareness di lingkungan Organisasi.

Produk yang akan dikembangkan oleh Pijar Corpu akan berdasar pada pengalaman implementasi Corporate University dengan beragam proses bisnis. Hal ini diharapkan dapat membantu perusahaan mendapatkan solusi yang terbaik untuk menyelesaikan masalah dan pemenuhan kebutuhan yang ada di internal dan eksternal perusahaan, baik dalam skala regional, nasional maupun internasional. Saat ini Pijar Corpu telah dipercaya menjadi partner talent management system berbagai korporasi besar di Indonesia.

 

Referensi

https://www.indeed.com/career-advice/career-development/onboarding-checklist 
https://elearningindustry.com/how-make-onboarding-process-effective
https://www.zenefits.com/workest/onboarding-process/ 

Artikel Terkait