Background checking atau pemeriksaan latar belakang adalah metode evaluasi yang digunakan HRD untuk menentukan validitas informasi yang diberikan kandidat karyawan dalam surat lamaran pekerjaan. Hal ini biasanya dilakukan HRD untuk menentukan layak atau tidaknya kandidat karyawan diterima bekerja di perusahaan.
Melansir dari Indeed, menurut sebuah studi yang diadakan pada 2019, 86% HRD melakukan pemeriksaan latar belakang atau background checking pada kandidat karyawan full time dan 67% pada freelancer. Meskipun begitu, pada dasarnya saat ini tidak semua perusahaan melakukan background checking kepada semua kandidat karyawan. Salah satu jenis perusahaan yang masih rutin melakukan background checking untuk semua kandidat karyawannya adalah BUMN atau Badan Usaha Milik Negara.
Manfaat Melakukan Background Checking
Pada dasarnya melakukan background checking bisa membawa banyak manfaat untuk perusahaan, beberapa diantaranya, yaitu:
· Menghindari kerugian atau tanggung jawab hukum dari kejahatan yang mungkin dilakukan kandidat karyawan
· Meningkatkan kualitas pelamar
· Mengurangi tingkat turnover karena perusahaan memiliki karyawan yang memiliki kredibilitas baik
· Menghindari perusahaan dari publisitas negatif
Langkah Melakukan Pemeriksaan Latar Belakang atau Background Checking
Background checking pada dasarnya bisa dilakukan sendiri oleh HRD atau menggunakan jasa pemeriksaan latar belakang kandidat karyawan. Nah, kalau perusahaan kamu ingin melakukan background checking sendiri, yuk simak beberapa langkah melakukan background checking di bawah ini:
1. Tinjau Undang-undang negara tentang peraturan pemeriksaan latar belakang
Sebelum kamu mulai melakukan pemeriksaan latar belakang, pastikan untuk memeriksa undang-undang dan peraturan dari Kemenaker atau Kementerian Ketenagakerjaan kapital ya. Karena bagaimanapun juga, pemeriksaan latar belakang harus selalu dilakukan dengan mengikuti peraturan yang berlaku. Kamu biasanya dapat menemukan informasi Undang-undang negara bagian tentang peraturan pemeriksaan latar belakang di website kemnaker.
2. Beri tahu kandidat bahwa kamu akan melakukan pemeriksaan latar belakang atau background checking
Langkah kedua yang bisa kamu lakukan untuk melakukan background checking adalah dengan memberi tahu kandidat karyawan bahwa kamu akan melakukan pemeriksaan latar belakang. Hal ini idealnya dilakukan HRD dua minggu sebelum melakukan background checking kepada karyawan. Pemberitahuan ini bisa kamu sampaikan melalui email. Selain itu, jangan lupa juga untuk menyampaikan kepada karyawan mengenai beberapa hal di bawah ini:
· Waktu pelaksanaan background checking
· Durasi pelaksanaan background checking
· Hal apa saja yang perlu dilakukan kandidat saat HRD melakukan background checking
BACA JUGA: Buat Karyawan Betah Bekerja dengan Melakukan Stay Interview
3. Hubungi orang yang dijadikan referensi oleh kandidat karyawan
Ketika kandidat karyawan mengisi formulir pendaftaran kerja, minta dia menyertakan dua atau tiga data diri orang yang bisa menjadi referensi (seperti mantan atasan atau dosen di universitas). Menghubungi orang yang dijadikan referensi oleh kandidat karyawan bermanfaat untuk memudahkan HRD dalam memverifikasi data yang dituliskan kandidat karyawan.
Selain itu, menghubungi orang yang dijadikan referensi oleh kandidat karyawan juga bermanfaat untuk mengetahui etos kerja kandidat karyawan di perusahaan sebelumnya. Kamu bisa menghubungi orang yang dijadikan referensi oleh kandidat karyawan melalui email atau telepon. Bahkan, bila perlu kamu juga bisa melakukan tatap muka langsung dengan referensi yang dituliskan kandidat karyawan. Hal ini bermanfaat agar kamu bisa memverifikasi data kandidat karyawan secara akurat.
4. Minta kandidat untuk mengikuti tes narkoba
Jika pekerjaan yang kamu tawarkan mengharuskan karyawan mengemudikan kendaraan komersial, merawat anak-anak, atau bekerja di lingkungan yang berpotensi berbahaya, tidak ada salahnya jika kamu menyarankan kandidat karyawan untuk melakukan tes narkoba. Karena pada dasarnya tes narkoba bermanfaat untuk menentukan keselamatan karyawan dan pelanggan kamu yang lain.
5. Periksa media sosial yang dimiliki oleh kandidat karyawan
Memeriksa media sosial yang dimiliki oleh kandidat juga merupakan hal yang tidak boleh terlewatkan saat kamu melakukan background checking. Karena dari cara kandidat karyawan berinteraksi di media sosial, kamu biasanya bisa menilai karakter kandidat karyawan dan menentukan layak atau tidaknya kandidat tersebut bekerja di perusahaan.
BACA JUGA: 6 Tips Menjalankan Sistem Hybrid Working
6. Tinjau hasil background checking untuk menentukan validitas kandidat karyawan
Setelah kamu melakukan beberapa hal di atas, jangan lupa untuk langsung meninjau hasilnya. Jika kamu merasa tidak nyaman untuk menerima kandidat sebagai karyawan, ada baiknya kamu menghentikan proses rekrutmen dengan kandidat tersebut dan cari karyawan lain yang sekiranya lebih memenuhi persyaratan.
Untuk beberapa HRD melakukan background checking memang tidak semudah yang dibayangkan. Karena tidak bisa dipungkiri memang, background checking cukup menguras waktu dan tenaga. Namun, ada baiknya jika kamu tetap menerapkan background checking. Karena background checking bisa membawa banyak dampak positif untuk perusahaan, seperti mendapatkan karyawan yang berkualitas dan bisa berperan dalam aktif mengembangkan perusahaan.
Selain itu, melakukan background checking akan sangat bermanfaat untuk memudahkanmu dalam mengelola perkembangan karyawan. Kini banyak perusahaan besar mempercayakan perkembangan karyawannya dengan memanfaatkan jasa dari pihak ketiga, salah satunya dengan menggunakan layanan Pijar Corpu by Telkom Indonesia. Efektivitas dan kemudahan penggunaan nya menjadi alasan utama kenapa layanan ini banyak diminati.
Pijar Corpu adalah sebuah platform yang disiapkan untuk menjadi strategic engine guna mengintegrasikan tujuan organisasi, performansi organisasi dan orang-orang yang berada dalam ekosistem Organisasi yang didukung sistem pengelolaan Pengetahuan (Knowledge Management) dan Sistem Pengelolaan Pembelajaran (Learning Management).Dalam rangka mencapai objektif perusahaan, setiap bidang bertanggung jawab untuk melakukan peningkatan kapabilitas fungsi masing-masing baik bagi individu, proses hingga teknologi dan menciptakan awareness di lingkungan Organisasi.
Produk yang akan dikembangkan oleh Pijar Corpu akan berdasar pada pengalaman implementasi Corporate University dengan beragam proses bisnis. Hal ini diharapkan dapat membantu perusahaan mendapatkan solusi yang terbaik untuk menyelesaikan masalah dan pemenuhan kebutuhan yang ada di internal dan eksternal perusahaan, baik dalam skala regional, nasional maupun internasional. Saat ini Pijar Corpu telah dipercaya menjadi partner talent management system berbagai korporasi besar di Indonesia.
Referensi
https://www.indeed.com/perusahaan/c/info/background-check-for-employment
https://www.betterteam.com/employee-background-checks
https://www.goodhire.com/resources/articles/how-to-do-a-background-check-for-employment
